仕事の引き継ぎ 引き継ぎ書の作成と引き継ぎ期間

仕事の引き継ぎ

仕事の引き継ぎ をすることとなりました。理由は私が内示を受けてしまったからです。

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人事異動です。悲しいです。内示とは『公式ではなく、内々に示すこと。非公式に通知すること。』なのですが、同じ部署の同僚どころか関連会社の人々にまで私が内示を受けたことがもうすでに知れ渡っています。オカしいですね。非公式なハズなのに。

そして私の後任が2名決まり、引き継ぎと称して早速昨日からやってきました。午前と午後とに別れてスタートです。早いですね。まだ辞令も受けていないのに。

仕事の引き継ぎ

仕事を引き継ぐにあたって、まずは引き継ぎ書を至急、作ってほしいとのこと。それはそうですね。だってもう後任がきてますもん。ですが私は生まれてこの方、引き継ぎ書なんて今まで作ったことがありません。悩んでしまいました。ウーン。

悩むばかりでまったく引き継ぎ書の案が浮かんできません。隣の席にもうすでに後任の1名が座っているので、「習うより慣れろっ!」的な精神で、仕事を一緒にやりながら教えたいのですが、部長がそれはダメだと言います。「引き継ぎ書を作るまで仕事は引き継ぐな!」くらいなことを言ってきます。意地でも引き継ぎ書を作らせたいみたいですね。

そもそも「引き継ぎ」とはなんなのかな?と考えてみると、私が今やっている仕事を違う誰かにあげることかな。じゃあ私がやっている仕事を書き出してみようっ!

引き継ぎ書の作成

  • 業務内容を箇条書きでも良いので、書き出してみる。
  • 業務内容を、いつやるものなのか?(毎日?都度?)分類してみる。
  • その業務を行うには、どんな資料が必要なのか。
  • その業務を行うには、誰との連携が必要なのか。
  • その業務は、いつまでにやるものなのか。

箇条書きで書いた業務内容に、「いつ、どこで、誰が」等の肉付けをしていきます。最初のうちは気分が乗ってきてどんどん書けていきます。でも、途中で燃料切れで疲れてしまって、後半ほとんど『それぞれに応じて』や『迷ったら〇〇部長に相談しよう』とか書いて省略してしまいました。

引き継ぎ書って難しいですね。業務内容はどこまで深く書けば良いのかな?法人税や消費税の申告書なんかは良いですよね。答えは決まっていますから。申告書の記載方法はどの会社でも基本は同じですし。

困るのが支払業務や伝票処理などの会社特有のモノですね。伝票一つ一つ「これは雑費で処理」、「これは交際費で処理」なんて書いてたら終わらないです。かといって「伝票作成」の一言では情報が足りなすぎるし。

百聞は一見に如かず

百聞は一見に如かず。良い言葉ですよね。人から百回聞くよりも自分で一回見た方が理解できる。解る。ということですよね。まさに仕事の引き継ぎにピッタリな言葉じゃないですかー\(^o^)/うんうん、引き継ぎ書なんて作ってるヒマがあったらその分、実際に業務を見てもらった方が早いです。

 そして、百聞は一見に如かず。から、さらに一歩進んで、10回見るよりも実際に自分で1回やってみた方が覚えられると思うんだけどなー。人から聞いたことはすぐに忘れちゃうけど、自分の目で一回見たものはなんとなく覚えているし、自分でやったことはさらになんとなく覚えていますよね。やっぱり体験が大事ですよ!

実際の引き継ぎ業務

人に教えるということは初めてなのですが、不思議ですね。教えることによって、初めて私も解ることがありました。教えることで教えられるみたいなかんじ。普段、何も考えないで処理している業務でも、引き継ぎのために言葉で説明していると、後任に教えながら、あっ!これはこーゆう意味だったんだっ!て今更ながらに気づくことがあります。

言葉にして説明してみるっていうのは大事なんですね。今まで私は理解もしないでこの仕事をしていたのかっ(>_<)と我ながらビックリすることも。

常務取締役の笑い話で、常務取締役が若かりし頃、本社の未来の役員候補生として期待されていたことから常務も当時は相当に調子に乗っていて、関連会社や子会社の自分よりはるかに年上の所長らを「お前は何をやってるんだっ!」くらいに叱りつけたりして、ボコボコにしていたそうです。

その後、人事異動があり、常務は子会社出向。常務がいつも叱りつけていた所長の下に付くことに。。。常務曰く「所長がオレよりはるかにオトナだったから、イジメられたりはしなかったけど、そこにいた3年間は本当に針の筵だった(笑)。」と。

そして、常務はそこで「あー、しまったー。時間を戻したい。人はゼッタイにどこかで繋がってるからメチャクチャな事はしちゃいけないんだなぁ。」って、思ったそうです。本当にその通りですよね。今回の私の後任の2人もめぐりめぐって、いつか私の上司になるかもしれないですし。

立つ鳥跡を濁さずじゃないですけど、引継ぎをいい加減にやることによって引き継ぎを行った者がいい加減だと思われてしまいますし、しっかり引き継ぎをやって、惜しまれるくらいなかんじで去っていきたいですね。